Na podstawie statystyki, od 10 do 25% dokumentów w organizacji — to dokumenty umowy: umowy, dodatki do umów (na przykład, specyfikacje, harmonogramy), dodatkowe ugody, protokoły kontrowersji i protokoły ich uzgodnienia, wchodzące rachunki na opłatę, akty i dodatki do ich.
 
Pracy z dokumentacją umowną składa się z dużej liczby etapów: przygotowanie, uzgodnienie, podpisanie, rejestracja, kontrola powrotu umowy od kontrahenta.
Często te etapy zajmują dużo czasu i nie zawrze odpowiadają zatwierdzonym w organizacji regułami (jeśli oni istnieją). Przy tym do pracy z umowami są załączone kluczowi współpracownicy organizacji, kwalifikacja i czas, których jest bardzo cenny: kierownicy pododdziałów, księgowość i finansowa służba, współpracownicy działów, odpowiedzialne za zawarcie umów.
 
Oczywiście, że konwencjonalna praca jest podstawą prowadzenia każdego biznesu. Od tego, jak efektywnie ona jest zbudowana, dużo, w czym zależy konkurencyjność i imidż organizacji.
 

Rozwiązywania problemów biznesowych

 
Dla budowy efektywnej pracy z umowami wszystkich współpracowników stworzono specjalistyczną biznes-decyzję - "Kierowanie umowami".
 
Główne zadanie przy wprowadzeniu biznes-decyzji — nie tylko zautomatyzować proces kierowania umowami, a, wykorzystując doświadczenie i lepsze praktyki, wyznaczyć optymalny wariant pracy dla konkretnej organizacji, reglamentować procesy biznesowe i przeprowadzić wprowadzenie rozwiązania technicznego.
 
Decyzja "Kierowanie umowami" jest skierowana na optymalizację kluczowych procesów biznesowych pracy z umowami, co pozwala rozwiązać problemy biznesowe:
  • Uzgodnienie dokumentów umownych, co włącza opracowanie projektów umów, ich koordynacji we wszystkich przypadkach (dział prawny, rachunkowości, finansów, ubezpieczeń, i tak dalej), późniejsze zatwierdzenia i podpisania podpisem cyfrowym z uwzględnieniem uprawnień podpisującej jaźni zgodnie z przepisami (kwota umowy, kategorii kontraktu i tak dalej).
  • Wytwarzanie arkusza wzroku na podstawie podpisów elektronicznych dokumentów (PE) umowy.
  • Rejestracja dokumentów umowy, zabezpieczenie wysyłania kontrahentom i kontrola ich powrotu.
  • Bezpieczne przechowywanie wszystkich dokumentów umownych odpowiednio do praw dostępu do okresu wykonania zobowiązań za umową i przechowywania w archiwum w przyszłości.
  • Operatywne poszukiwanie umów po zadanych rekwizytach i za tekstem dokumentu, kształtowanie kompletów dokumentów za każdą umową i nawigacja po nich.
  • Prowadzenie szablonów konwencjonalnych dokumentów, co włącza opracowanie, uzgodnienie, twierdzenie i publikacje szablonów i wzorców.
 
Przygotowanie sprawozdawczości w różnych przekrojach po konwencjonalnej pracy.
Wychodząc z decydowanych zadań, głównymi biznes-Klientami decyzji mogą występować wyższe kierownictwo, dział umowny i prawny. Poza tym wdrażaniu rozwiązań biznesowych są interesariusze naczelnicy oddziałów, pracownicy odpowiedzialni za utrzymanie umów, rachunkowość i obsługa finansowa.
 
Wykorzystując integracyjne możliwości ЕСМ systemów docelowo integrować biznes-decyzję z różnymi ERP-systemami (SAP R/3, Microsoft Dynamics AX, 1C: Przedsiębiorstwo 8.x, Galaktyka i inne). Taka integracja zabezpiecza nie tylko synchronizację katalogów (na przykład, Kontrahenci), ale i wysyłkę danych umowy do ewidencyjnego systemu z automatycznym stworzeniem w niej odpowiedniego zapisu. Integracja pozwala uniknąć podwójnego wprowadzenia danych, a także daje możliwość przeglądu tekstu umowy, co zachowuje się w ЕСМ systemowi, z ERP- systemu.

Biznes-efekt

Za pomocą biznes-decyzji "Kierowanie umowami" procesy pracy z umowami znacznie upraszczają się i stają się zarządzane, przewidujące i kontrolowane .
 
Zmniejszają się ryzyko zerwania terminów uzgodnienia konwencjonalnych dokumentów, ponieważ uzgodnienie umowy przechodzi przez wszystkich koniecznych uczestników procesu z kontrolą terminów uzgodnienia. Zabezpiecza się centralizowane przechowywanie informacji za umowami z uwzględnieniem giętkiego rozgraniczenia prawa dostępu.
 
W wyniku osiąga się znaczny efekt jak dla organizacji na ogół, tak i dla określonych kategorii pracowników.
 
Wyższe kierownictwo:
  • Przyśpieszenie procesu zawarcia umów.
  • Podwyższenie wewnętrznego bezpieczeństwa pracy z dokumentami umowy.
  • Skrócenie wiarygodności nadejścia ryzyku umowy, związanych z niedostatecznym opracowywaniem warunków umowy (np, zakłócenie w dostawach, czas opóźnienia wykonania, wystąpienia sporów sądowych i kar).
  • Podwyższenie efektywności użycia roboczego czasu współpracownikami, co bieżą udział w procesach umownych.
  • Skrócenie kosztów na wydawane materiały.
  • Skrócenie wypadków strat dokumentów i ich kopii.
  • Podwyższenie kontroli wykonania zobowiązań umownych.
 
Prawny dział:
  • Kontrola poprawności treści umów.
  • Kontrola użycia zatwierdzonych szablonów dokumentów umownych.
  • Użycie centralizowanego przechowywania wszystkich dokumentów umownych i ich wersji.
  • Kontrola dotrzymania reglamentów uzgodnienia dokumentów umownych.
  • Uprzedzenie stosowania karnych sankcji i minimalizacja powstania spornych sytuacji.
 
Dział umowny:
  • Uproszczenie dostępu do całego pakietu dokumentów umownych (akty).
  • Operatywna kontrola stanu uzgodnienia/zawarcia umów.
  • Uproszczenie przygotowania i analizy zbiorczej informacji dokumentami umownymi w różnych przekrojach i tworzenie sprawozdań.
 
Kierownicy pododdziałów:
  • Kontrola ładowania wykonawców za umowami.
  • Kontrola dotrzymania reglamentów uzgodnienia dokumentów umownych.
  • Uproszczenie dostępu do całego pakietu dokumentów umownych (aktów).
  • Kontrola wykonania zadań/normatywów strukturalnego podbiału.
 
Współpracownicy, odpowiedzialne za pracę umowną:
  • Skrócenie jak ogólnej trwałości uzgodnienia konwencjonalnych dokumentów, tak i trwałości oddzielnych etapów.
  • Użycie jedynego rejestru kontrahentów i ich osób kontaktowych.
  • Uproszczenie i przyśpieszenie przygotowania tekstów umówi dokumentów związanych.
  • Uproszczenie dostępu do całego pakietu dokumentów (aktów).
  • Operatywna kontrola stanu uzgodnienia/zawarcia umów.
  • Księgowość/finansowa służba:
  • Łatwiejszy dostęp do całego pakietu dokumentów umownych (aktów).
  • Uproszczenie planowania płatności wynikających z umowy.
 
 
 
 
 
 
 
 

Prezentację

Zamów bezpłatna prezentację i poznaj

Zamów
  • ABBOTT

    Abbott - międzynarodowa kompania, działalność której jests kierowana na poprawę życiu ludzi kosztem opracowania produkcji i technologii w zakresie lecznictwa.  Szeroka gama zaawansowanych rozwiązań w dziedzinie diagnostyki, urządzenia medycznego, dziecięcego i leczniczego żywienia, a również przyznanych na rynku leków pozwala Abbott służyć ludziom w ponad 150 krajach. W Abbott zatrudniono około 69.000 osób po całym świecie.

  • TEVA

    Firma "Teva Ukraina" jest częścią Teva Corporation, wiodącego międzynarodowego koncernu farmaceutycznego, która specjalizuje się w rozwoju, produkcji i wprowadzaniu do obrotu leków generycznych i oryginalnych  i substancji farmaceutycznych.

  • EFES

    Efes Ukraina - jednym z liderów ukraińskiego rynku piwa, jest własnością Efes Breweries International i częścią międzynarodowej grupy Efes.

    Efes Ukraina produkuje i importuje na Ukrainę popularne lokalne i międzynarodowe marki piwa: Miller Genuine Draft, REDD'S, «Stary Melnik z beczki», «Żygulowskie rozlivnoe», «Złota Beczka», Velkopopovický Kozel Svetly, Amsterdam Nawigator, Amsterdam Mariner, « Kruzka Swiezego», «Biały Niedźwiedź», «Sarmat», «Żyguli».

  • Ukrlandfarming

    Grupa Ukrlandfarming jest największym na Ukrainie pionowo zintegrowanym agrarnym holdingiem, największym w kraju i ósmym w świecie bankiem urodzajnej czarnoziemowej ziemi placem 653 tys. hektarów.

  • Wszyscy klienci

Aktualności

"Lan Service" będzie wprowadzał platformę Docsvision w Ukrainie 26-11-14 - Kompania "Docsvision" - projektant systemu kierowania dokumentami... More detail
Firma «LAN SERVICE» wygrała tender na optymizacje procesów biznesowych grupy firm «Nowe produkty» Firma «LAN SERVICE» wygrała tender na optymizacje procesów biznesowych grupy firm «Nowe produkty» 14-11-14 - «LAN SERVICE» znajdzie «słabe miejsca» zleceniodawcy i zrobi... More detail
CCN LANS 5 Lat CCN LANS 5 Lat 07-04-14 - Centrum LANS w Kijowie (Kompania "Lan Service") już raz 5... More detail
"Lan Service" zaczyna wspierać system budżetowania i zarządzania finansami PRESTIMA w Ukrainie 28-12-12 - Kompania "Lan Service" - certyfikowany partner "Directum" w Ukrainie,... More detail