Wiele firm dzisiaj ma problemy, które potrzebują podjęcia decyzji bezzwłocznie. Jednak nie wszyscy rozumieją, co w tym celu warto zrobić.
 
 

RUTYNA

To jest to, z czym najczęściej zderzają się współpracownicy praktycznie w każdej organizacji.

 
 

Uzgodnienie ważnych dokumentów zajmuje dużo czasu?

 
Kto nie spędził dużo czasu w kolejce pod gabinetem szefa? I wszystko po to, żeby otrzymać parafkę na kolejnym dokumencie. Męczące oczekiwanie i rozumienie konieczności powtórzenia procedury pod drzwiami kolejnego gabinetu.
 
Jak u Państwa firmie wygląda lista podpisów potrzebnych dla zwykłego dokumentu? 10 podpisów? Może 20?
 
Szefowi taka sytuacja też nie odpowiada. Kiedy on musi jechać na spotkanie za każdym razem po wyjściu ze swojego gabinetu widzi długą kolejkę osób wciąż czekających na otrzymanie podpisu lub spotkanie.
 
 
 

Wyszukiwanie dokumentów zajmuje dużo czasu?

 
W większości wypadków na praktyce każdy manager pracuje z dziesiątkiem umów jednocześnie. W dużych firmach ich liczba sięga nawet stu i więcej. Główna trudność dla pracownika - gdzie i u kogo przy weryfikowaniu jest konkretny dokument w obecny moment? Na którym etapie procesu znajduje się?
 
Pojawiły się pytania dotyczące ważnej umowy podpisanej pięć lat temu? - trzeba przeglądać liczne pudełka z przewiązanymi paczkami dokumentów.
 
 

Trudno kontrolować wykonanie postawionych zadań?

 
Każdy kierownik spotyka się z problemem polegającym na trzymaniu w głowie setek drobnych zadań. Bardzo trudno jest kontrolować i nie zapominać o każdej z nich. Szczególnie wtedy, kiedy zadań jest rzeczywiście dużo, one pojawiają się i znikają z różną szybkością, zwłaszcza kiedy zleca się coś innym współpracownikom. Oprócz obowiązku sprawdzenia wyników, każdy kierownik chce widzieć przebieg wykonania zadania, kontrolować oddzielne etapy zadania.
Przy rozstrzygnięciu rożnych kwestii, przedstawieniu i kontroli zadań kierownik liczy na własną pamięć, zapisuje do notatnika, szuka wsparcia w sekretarzu.
Jednak pamięć może zawieść, sekretarza może nie być blisko, a notatnik nie zrobi automatycznych przypominań o przyszłym wydarzeniu!
 
 

Przywiązanie do biura?

Chcesz znaleźć i przeczytać potrzebny dokument, wynieść uchwałę, podzielić zadania wśród pracowników, kontrolować wyniki? I do tego do Państwa dyspozycji jest kilka godzin: godzina w podróży do portu lotniczego, parę godzin w samolocie, plus wzlot i lądowanie, godzina w terminalu... W locie zabrania się rozmów telefonicznych, w laptopie nie można przechowywać wszystkich dokumentów... Co robić?
 
 

Odczuwacie, że zaciąga rutyna?

Wspomnij: kiedy tylko zacząłeś pracować, każdą sprawę zaczynałeś załatwiać z zachwytem i entuzjazmem, nie chciałeś iść do domu. Podobało się to, czym się zajmowałeś. A pewnego razu praca przestała Ciebie cieszyć. Oto właśnie wtedy zaczęła się rutyna...
Co to jest rutyna?
Codziennie przechodzić do innego budynku celem podpisania papierowego dokumentu-to rutyna?
Do jednego dokumentu należy napisać i pogodzić jeszcze pięć towarzyszących dokumentów nie dlatego, że tak powinno być prawidłowo, a dlatego że tak się złożyło – to rutyna?
 
 

Wysokie koszty prowadzenia firmy?

Jesteś generalnym dyrektorem. W biurze jest tylko 100 pracowników. Czy 1 000? Kiedy byli zatrudniani, zakładałeś, że z ich pomocą szybko ruszycie. Lecz z czasem okazało się, że nie udało się osiągnąć postawionych celów. Powodem tego może być właśnie to, że duża część pracowników zajmuje się pracą drugorzędną, która nie przynosi oczekiwanych wyników. Przenosić z 1 biura do innego dokumenty do podpisu, załatwiać wszystkie formalności, wozić sprawozdania do biura i z powrotem. Czynności te mogą ciągle przeciągać cały proces...
 
 
 

 
 

1 A czy znacie? - na podstawie statystyki biurowy współpracownik na rutynne nie efektywne działania zajmuje minimum 30 procent roboczego czasu dziennie.

 

 

 

2 Podsumowując można odznaczyć, że kierownik kompanii minimum jedną trzecią pensji comiesięcznie"wyrzuca"... A ile to w pieniądzach?

 
 

3 Przyjmiemy za stałą pensję współpracownika w biurze dla wygody rozliczenia w rozmiarze 3 tysięcy zloty na ręce. Wspierając się na statystykę — jeden tysiąc zloty wrzucacie do kosza.

Dalej prosta matematyka: 100 współpracowników - 100 000 zloty, 1 000 współpracowników – milion zloty. Wreszcie należy dodać naliczenia na fundusz opłaty pracy.

 

 

 

 

4 Przecież ten czas ten sam etat współpracowników mógł wykorzystać na wykonanie zadań dla realnego biznesu: prowadzić poszukiwanie klientów, załatwiać formalnie ugody, przeprowadzać marketingowe przedsięwzięcia i wiele innego.

 
 

5 Jak poprawić sytuację? Prawidłowy przepis decyzji: biznes-doradztwo, analiza i optymalizacja procesów biznesowych, nabycie systemu klasy ЕСМ, jej wprowadzenie. Dalej – wykorzystujecie oferowaną przez nas decyzję i comiesięcznie oszczędzacie.
Jaki koszt decyzji? Ile czasu składa opłacalność?

 
kontakt
 
 

Co robić w tej sytuacji?

Optymalny "przepis" od kompanii "Centrum Kompetencji ECM Sp. z.o.o."

 
 
1
Konsulting biznesowy
  • Przeprowadzić biznes-analizę aktualnych procesów w firmie Klienta;
  • Wyznaczyć schemat "jak jest";
  • Optymizować procesy biznesowe według istniejącego schematu;
  • Wyznaczyć schemat "jak będzie";
  • Opisać zaplanowane procesy w dokumentach projektowych;
  • Pogodzić ze Zleceniodawcą.
2
Wybór systemu

Wyznaczyć system, najbardziej odpowiedni do wymogów procesów biznesowych Zleceniodawcy. Przy wyborze systemu uwzględnić:

  • Koniunkturę procesów biznesowych, które będą zautomatyzowane;
  • IT – infrastrukturę;
  • Ilość pracowników, którzy będą pracować w systemie ЕСМ;
  • Budżet.
3
Wdrożenie
  • Ustawić elitarny ЕСМ system dla Zleceniodawcy według schematów "jak będzie" i propozycji optymalizacji;
  • Przeprowadzić testowanie przygotowanego według oczekiwań systemu;
  • Przeprowadzić testowe wprowadzenie rozruch automatyzowanych procesów;
  • Poszerzyć automatyzowane procesy na wszystkie oddziały firmy.
4
Nauczanie
  • Nauczyć pracowników jak pracować z systemem.
5
Wsparcie serwisowe
  • Podłączyć Zleceniodawcę do czynnego systemu wsparcia (suportu);
  • Zabezpieczyć możliwość pracy i funkcjonalność systemu.